מדריך לממלאי טפסים

כך ממלאים וחותמים על טופס דיגיטלי בהטופס — מכל מכשיר, בלי להדפיס ובלי לסרוק. המסמך שתקבלו בסוף אינו "תמונה" של טופס אלא PDF חתום דיגיטלית עם תוקף משפטי.

איתור הטופס

בעמוד הבית מוצג מאגר הטפסים לפי קטגוריות. אפשר לחפש לפי שם הטופס בשורת החיפוש, או להיכנס ישירות מקישור שקיבלתם ב-WhatsApp או במייל.

מילוי באשף

הטופס מוצג כאשף שלבים — כל קטגוריית שדות במסך נפרד, עם עץ ניווט בצד:

• שדות חובה מסומנים, והאשף לא ייתן להתקדם בלי למלא אותם.
• שדות ישראליים (תעודת זהות, טלפון נייד) נבדקים בזמן ההקלדה — טעות תסומן מיד.
• ייתכן ששדות מסוימים יופיעו רק בהתאם לתשובות קודמות — זה מכוון.
• לחיצת Enter בשדה טקסט מקדמת לשדה הבא; בשדה טקסט ארוך, Enter יורד שורה.

העלאת חותמת וצילומי מסמכים

בחלק מהטפסים תתבקשו לצרף תמונות:

• חותמת — מעלים תמונה אחת של החותמת (צילום או קובץ), והיא תוטבע על המסמך בדיוק במקום המיועד לה. תמונת PNG עם רקע שקוף תיראה הכי טוב.
• צילומי מסמכים / נספחים — מעלים צילומים (למשל תעודת זהות או אישור), עד 10 קבצים לשדה. הם יצורפו כעמודים נוספים בסוף המסמך החתום, כל צילום בעמוד משלו.

אין צורך להקטין תמונות מראש — הדפדפן מכווץ אותן אוטומטית לפני השליחה, כך שגם צילום כבד מהמצלמה נשלח תוך שניות. אפשר להסיר תמונה שהועלתה בטעות בלחיצה על סמל הפח, והצילומים שצירפתם נחתמים דיגיטלית יחד עם הטופס — הם חלק בלתי נפרד מהמסמך הסופי.

עברית, אנגלית ומספרים (RTL/LTR)

המערכת תומכת בכיווניות מעורבת בצורה חכמה. שדות בעברית נכתבים מימין לשמאל (RTL), ושדות שהוגדרו כ-LTR — כמו כתובת אימייל, מספרי חשבון או טקסט באנגלית — נכתבים ומיושרים משמאל לימין. הכיווניות נשמרת נאמנה גם בתצוגה החיה וגם על ה-PDF הסופי, כך שמה שאתם רואים הוא בדיוק מה שייצרב.

שמירה אוטומטית והמשך מאוחר יותר (Auto-Save)

אף מילה לא תלך לאיבוד. המערכת שומרת את מה שהקלדתם באופן אוטומטי:

• כל תשובה נשמרת מקומית במכשיר שלכם תוך שנייה או שתיים מרגע ההקלדה.
• אם סגרתם את הדפדפן, החלפתם אפליקציה בנייד, או שהחיבור התנתק — בפתיחה מחדש של אותו טופס באותו מכשיר תוצג הודעה "שוחזרה טיוטה", והמילוי יחזור בדיוק לנקודה שבה עצרתם. אפשר גם לבחור "התחל מטופס ריק".
• במובייל, המעבר בין אפליקציות שומר את ההקלדה האחרונה באופן מיידי (Flush), כך שגם החלפה מהירה לא מאבדת מידע.
• קיבלתם לינק "המשך מילוי" במייל/WhatsApp? הוא ממשיך את אותה טיוטה גם ממכשיר אחר.

הטיוטה המקומית נשמרת ל-7 ימים; לינק ההמשך מהשרת חי עד 30 יום.

תצוגה מקדימה חיה

במהלך המילוי (במסך רחב) אפשר לצפות בתצוגה חיה של ה-PDF המתמלא — מה שאתם מקלידים מופיע על גבי הטופס המקורי, בדיוק במקום ובכיוון הנכון. בטפסים מרובי-עמודים התצוגה גוללת אוטומטית אל השדה שאתם ממלאים כרגע.

חתימה דיגיטלית

בסוף המילוי תתבקשו לחתום — פשוט משרטטים את החתימה באצבע (בנייד) או בעכבר:

• בטופס עם כמה חותמים (למשל שוכר, משכיר וערב) יופיע אזור חתימה נפרד לכל אחד, עם תווית ומונה. כל חתימה נצרבת רק במקום שלה.
• במקרים מסוימים יידרש אימות בקוד חד-פעמי (OTP) שיישלח לטלפון שלכם.
• טיפ למובייל: מומלץ לחתום כשהמסך יציב. אם אתם חותמים ואז גוללים — ודאו שהחתימה עדיין מופיעה לפני הלחיצה על "אשר חתימה וסיים".

קבלת ה-PDF החתום

לאחר החתימה נוצר קובץ PDF חתום, הזהה לטופס המקורי, הכולל:

• חתימה קריפטוגרפית (PAdES) — המסמך "ננעל": כל שינוי בו לאחר החתימה יזוהה ויפסול את החתימה. תוכנות כמו Adobe Acrobat יציגו אותו כמסמך מאושר (Certified).
• חותמת אבטחה ויזואלית בכל עמוד, שממקמת את עצמה כך שלא תסתיר את מה שמילאתם.
• עמודי נספחים — אם צירפתם צילומי מסמכים, הם מופיעים כעמודים בסוף הקובץ, חתומים יחד עם הטופס.
• עמוד יומן ביקורת המתעד את תהליך החתימה (מתי ומאיזו כתובת), כולל מספר עמודי הנספח שצורפו.

הקובץ זמין להורדה מיידית ונשלח גם לארגון שביקש את הטופס.